Предпосылки создания проекта

Процесс оформления и обработки заказа занимал слишком много времени и происходил по устаревшей схеме: «менеджер — прайс-лист — телефон — почта — клиент». Менеджеры более 50% рабочего времени тратили на рутинные операции, часто допускали ошибки.

Проведенный опрос показал, что большинство клиентов хотят самостоятельно выбирать товары в удобное для них время, видеть актуальные цены и остатки на складах, а также пользоваться сопутствующими услугами.

У отдела продаж была проблема, связанная со сложной системой ценообразования и расчета цены для каждого покупателя. Нужно было формировать свой прайс-лист, вести историю, вручную считать скидки, следить за объемами заказов (некоторые скидки клиент получает, если выполняет свой план по закупкам).

Особенности проекта

Проработанный интерфейс

За основу мы взяли типовой интерфейс, собранный на базе Gentelella (свободно распространяемый набор шаблонов и библиотек для организации интерфейсов личных кабинетов), тем самым ускорив разработку проекта на 2-3 месяца за счет упрощения разработки дизайна и верстки. При этом, заказчик хотел собрать все лучшее, что было сделано в B2B платформах, не только в электротехнической тематике. Поэтому была проведена существенная работа по анализу и оптимизации структуры портала и интерфейса пользователя. Были изучены B2B платформы конкурентов в электротехнической тематике. Итогом стало:

• одноуровневая структура меню и максимально простая навигация с интуитивно понятным набором пиктограмм
• функциональная, но не перегруженная информацией шапка
• чистый и светлый интерфейс с минимальным брендированием (фирменный оранжевый цвет из брендбука компании)

Гостевой доступ

Реализован гостевой аккаунт - возможность увидеть функциональные возможности кабинета (в первую очередь работу каталога и подбор продукции) для потенциальных клиентов.

Авторизованному пользователю доступен каталог с базовыми ценами. При попытке перейти в другие модули, появляется предложение зарегистрироваться в системе.

Пересчет цен на лету

Итоговая цена для пользователя зависит от нескольких факторов: базового договора, типа отгрузки, типа оплаты. Алгоритм окончательного расчета цены реализован на стороне 1С. Портал передает с помощью веб-сервиса выбранные параметры заказа для мгновенного расчета, пользователь получает уже итоговые цены. Если в корзине пользователь меняет какие-то из параметров, влияющих на цену, то перерасчет происходит “на лету”. Зеленый цвет ценника подскажет пользователю, что цена уже рассчитана.

Заказы

Был доработан список заказов. Упростили поиск нужного заказа: найти заказ можно по дате, его статусу, договору и статусу оплаты.

Страница со списком текущих и завершенных заказов. Для каждого текущего
заказа легко отследить статус. К каждому заказу прикрепляются бухгалтерские документы (счета, УПД), а также автоматически формируется комплект сертификатов на продукцию в заказе.

Если заказ требует подтверждения или доработки, то приходит уведомление. Заказ автоматически ставится на согласование, если при его обработке в 1С менеджер что-то в нем изменил (набор товаров, количество, стоимость, условия отгрузки). 

Таким образом, пользователь получает контроль над процессом обработки своего заказа и не будет неприятно удивлен не одобренными им изменениями. 

Если у пользователя есть какие-то вопросы по заказу, их можно тут же задать во встроенном в заказ чате.

Документы

Все документы по заказам пользователя (счета, УПД, акты сверки) выгружаются в отдельный модуль и доступны для скачивания. Документы можно отфильтровать по наименованию, типу, времени создания.

В этом же модуле можно запросить документ (например, акт сверки), указав договор и интересующий период

Два типа карточки товаров

Для удобства пользователя вывод информации о товаре реализован в двух вариантах. Карточка в поп-ап окне удобнее для быстрого заказа и просмотра информации, позволяет быстро вернуться на страницу отфильтрованных товаров, но не имеет собственного урла. Есть возможность перелистывать карточки (похоже на просмотр фотографий в галерее).

Карточка, реализованная на отдельной странице со своим адресом, что позволяет упростить коммуникации с клиентами, в том числе при отправке коммерческих предложений.

Чат с помощью веб-сервиса

Для обмена мгновенными сообщениями на базе 1С был поднят веб-сервис, с помощью которого реализован обмен сообщениями без задержек во времени.

Данное решение потребовало бОльших временных затрат в сравнении с установкой готового решения (Jivosite и прочие), но обладает рядом преимуществ:

• не требует абонентской платы 
• сохраняет единство рабочего места менеджера (рабочее место полностью в 1С)
• является собственностью компании и открыто к дальнейшим доработкам и масштабированию

В личном кабинете разработаны сервисы

• Список заказов с отображением статусов и фильтрацией по дате и стоимости.
• Автоматическое формирование комплекта сертификатов на товары в заказе.
• Список заказов. Детализация заказа по отгрузке каждой товарной позиции. Связанные документы.
• Email-информирование обо всех изменениях заказа. Согласование при внесении изменений на стороне поставщика.
• Печатные формы документов (счета, счет-фактуры, товарные накладные).
• Финансы: дебиторская задолженность и акты сверки.

Интеграция с 1С:Предприятие 8.3

Обмен с 1С реализован двумя подходами

Основной обмен данных происходит с помощью json-файлов, которые формируются в 1С и выкладываются с заданной периодичностью в папку обмена. Портал проверяет наличие новых данных и загружает их в свою базу данных. Аналогичным образом происходит обратный обмен из портала в 1С. Этот механизм позволяет сохранить данные на сайте, даже если отсутствует связь с 1С.

Дополнительно был реализован механизм реал-тайм обмена с помощью веб-сервиса для мгновенного пересчета стоимости заказа и передачи сообщений в чат с менеджером.

• Интеграция номенклатуры. Основные реквизиты (артикул, бренд, вес/объем, кратность), аналоги, сопутствующие товары.
• Интеграция заказов и документов. Подгрузка заказов, сделанных вне платформы.
• Обновление остатков. Полное и обмен по изменениям.
• Интеграция холдингов, контрагентов, договоров.
• Интеграция по рекламациям.
• Интеграция актов сверки.
• Дебиторская задолженность .
• Чат на базе веб-сервиса.

Результат

На портал полностью перенесли работу B2B покупателей по закупке товаров. Обеспечили необходимые блоки: финансовое взаимодействие, подробную форму оформления заказа, каталог для ознакомления с продукцией, акциями и скидками, возможность отслеживать и корректировать заказы, чат. Теперь вся “бумажная” работа ведется на портале.

Покупатели получили все преимущества работы через B2B платформу:

• Скорость и удобство оформления заказа. От момента начала формирования заказа до получения счета в среднем проходит 5-10 минут.
• Многофункциональный каталог. Поиск и фильтры для быстрого подбора продукции. Подробные карточки продукции. Быстрый подбор аналогов и сопутствующих товаров.
• Быстрое оформление заказа через модуль "Загрузка из буфера обмена". Система повторных покупок (повтор и шаблоны заказов), не нужно каждый раз вручную формировать однотипные заказы.
• Все цены, с учетом скидок, сразу видны в момент формирования заказа.
• Заказ можно сделать в любое удобное время 24/7.
• Прозрачная история формирования и изменения заказов.
• Отсутствие ошибок при обработке заказов.
• Быстрое получение и поиск сопроводительных документов: счет, УПД.
• Актуальная информация о дебиторской задолженности. Фиксация рекламации и заказ актов сверки. 
• Информирование о статусах заказа (подтвержден, готов к отгрузке, отгружен).
• Онлайн-чат с выделенным менеджером. Любые вопрос можно решить онлайн, не выходя из платформы.
• Работа с несколькими контрагентами и договорами (контрактами).
• Специальный модуль "Менеджеры" для крупных клиентов с большим отделом закупок. Руководители отделов могут самостоятельно создавать менеджеров для работы в системе. При этом, каждый созданный таким образом менеджер видит только свои заказы, а руководитель все.

Компания Compo! уже автоматизировала взаимодействие B2B пользователей с лидерами производственного и оптового рынков. C 2015 года мы разработали более 100 платформ. Готовы применить наш накопленный опыт для разработки проекта любой сложности. 

О ходе работ и результатах внедрения

Рассказывает руководитель ИТ отдела "Промрукав" Дмитрий М.:

“После внедрение проекта прошло менее полугода, но уже около 80% контрагентов перешли на работу через платформу. Пока сложно говорить о результатах, но уже очевидно, что со временем большая часть заказов будет протекать именно там. Платформа позволяет нашим контрагентам автоматически загружать заказы в нашу систему продаж, упрощая таким образом работу специалистов по продажам с обеих сторон, так как старые формы общения «менеджер-телефон-почта» уходят в прошлое.

Многое из того, что планировали сначала оказалось невостребованным. Вывод – необходимо следовать по пути MVP. Решения о улучшении функционала принимать только с учётом отзывов контрагентов. Поэтому, примерно на середине разработки проекта, мы перешли на методологию проектирования Agile. В целом, мы довольны тем, как идут работы сейчас. Есть основной функционал, который хорошо работает и есть планы, которые делают его ещё лучше.

 Техподдержка и развитие проекта

Проект разработан на базе собственной разработки CompoB2B. Архитектура платформы спроектирована под цели и задачи оптовых компаний, что позволяет запускать проекты в сжатые сроки со всей необходимой функциональностью. Гибкая архитектурная модель позволяет масштабировать каждую из частей с помощью контейнеризации.

Код открыт и документирован. Тем не менее, часто возникают опасения, что будет, если компания-заказчик захочет сменить подрядчика?

Компания “Промрукав”, после завершения MVP проекта, приняла в штат программиста, который занимается разработкой новых модулей. Проект перенесен на сервер заказчика и передан в управление на его GitHub аккаунт. При этом, с нашей компанией заключен договор по техподдержке, по которому мы оперативно решаем любые возникающие вопросы, участвуем в проектировании сложных модулей и консультируем специалистов заказчика. Кроме этого, мы следим за безопасностью и уязвимостями, регулярно делаем обновления ядра проекта.

Отзыв заказчика

Рассказывает руководитель ИТ отдела "Промрукав" Дмитрий М.:

“Впечатления от взаимодействия остались только положительные. Сотрудники Compo Soft (в том числе и директор) всегда охотно идут на встречу, в спокойном и мирном ключе урегулируют все спорные моменты. Сотрудничество с заказчиком для них важнее согласования условий контракта. Готовность к изменениям в нашем проекте было важнее следования первоначальному плану. Нацелены на результат, так как заинтересованы, в том числе, на улучшение качества своей платформы и также её функциональных возможностей.

Проект был очень сложный, возникало много споров и противоречий, тем не менее, он запущен и успешно развивается. Хотел бы выделить и поблагодарить руководителя проекта - Алексея Комракова. Я считаю, именно благодаря его опыту, энергии и усилиям, направленным на обеспечение скорейшего завершения работ, проект был доведен до логического завершения. Рад, что компания Компо Софт идет в ногу со временем. Ни разу не пожалели о том, что приняли решение сотрудничать с компанией Compo Soft.”