Задача

Компания MEDI имеет два современных завода в Германии и США и осуществляет экспорт в более чем 90 стран мира. При этом процесс оформления и обработки оптовых заказов происходил по старой технологии и занимал слишком много времени. Только в Российском представительстве работает 8 менеджеров, которые занимаются обработкой заказов.

Перед нами встала задача: создать платформу, на которой дистрибьютор или оптовый покупатель мог бы самостоятельно оформлять заказ, отслеживать статус действующего заказа, просматривать архив заказов.

Решение

Мы разработали B2B платформу, интегрированную с учетной системой 1С и частично с CRM Битрикс24, на которую полностью перенесли работу дистрибьюторов по закупке товаров. Обеспечили необходимые инструменты: финансовые графики, подробную форму оформления заказа, каталог для ознакомления с продукцией, акциями и скидками, возможность отслеживать и корректировать заказы.

Теперь вся бумажная работа ведётся на портале. А менеджеры Medi освободились от выполнения рутинных задач по обработке и приему заказов. Если раньше менеджеры работали частично в 1С, частично с эксель-файлами, частично в Битрикс24, то сейчас они работают в своем кабинете Битрикс24, который выдает аналитику и напоминает о задачах.

Особенности каталога

Была проведена двусторонняя работа по интеграции 1С и B2B платформы: на стороне 1С была создана подсистема, позволяющая выгружать данные на B2B платформу. На данном проекте отсутствует привычная крупным компаниям многоскладовость. Вместо этого весь ассортимент поделен на складской и заказной. Каждый товар имеет статус “в наличии” (и клиенты могут быть уверены, что компания имеет достаточный складской запас данной позиции) либо “под заказ” (и клиенты знают, что такие позиции заказываются из Германии и прибывают в течение 2-3 недель).

Это позволяет покупателям делать заказ без оглядки на фактическое наличие товара, а поставщику анализировать полученные заказы для анализа неудовлетворенного спроса и оптимизации складских запасов. Разумеется каждый авторизовавшийся клиент видит собственные закупочные цены, определяемые заключенным с ним договором. Для удобства показывается также рекомендованная розничная цена.

Некоторая часть ассортимента (в основном это рекламные материалы и прочий мерч) не может приобретена за деньги. Эти товары отпускаются исключительно за бонусы. Стоимость каждого товара в бонусах выгружается из 1С, как и бонусный баланс каждого клиента. В корзине такие товары выделяются в отдельные заказы, что облегчает их дальнейшее отслеживание и покупателям и поставщику.

Финансовая информация

Дебиторская задолженность выгружается в двух форматах. Первая выгрузка это полная текущая история взаиморасчетов, которая дает пользователю полную картину финансовых движений.

Вторая выгрузка - это сводная информация о просроченных платежах. Все задолженности делятся не несколько типов: задолженность от 1 до 6 дней, от 7 до 15, от 15 до и свыше 45 дней. При появлении последнего типа задолженности отгрузка клиенту прекращается до момента ее погашения. При появлении задолженностей пользователь информируется об этом с помощью поп-ап оповещений, всплывающих при каждой перезагрузки страницы. С одной стороны такие оповещения не мешают работе на портале, с другой стороны, их назойливость дает дополнительную мотивацию к оплате.

Также пользователь может запросить акт сверки, указав интересующий его период. После формирования на стороне 1С этот акт выгрузится в кабинет в виде печатной формы.

Кроме этого есть категория клиентов, которые получают особые условия и рассрочку в обмен на определенную товарную выборку за квартал. Для таких клиентов в 1С формируется особенный вид отчетов, который они также могут увидеть на портале.

Отчет комиссионера

Некоторым клиентам (далее будем называть их комиссионеры) компания предоставляет товары на реализацию. Ежемесячно такие клиенты должны формировать и согласовывать отчет о реализованных товарах, после чего получают свою комиссию. Модуль “отчет комиссионера” позволяет клиенту:

• скачать перечень товаров , которые передавались ему на комиссию. Эти данные формируются на стороне 1С, пользователь для удобства скачивает их в xls формате
• отметить в скаченнм файле проданные товары, указать цену продаже, и его количество. Если один и тот же товар продан по разной цене, система обработает эти строки
• этот отчет выгружается обратно в 1С.

После утверждения его поставщиком в личном кабинете появляются печатные формы документов, закрывающих эту месячную отчетность и позволяющих клиенту получить свою комиссию. 

Товар месяца

Ежемесячно компания Меди проводит акции, мотивирующие к покупке определенной части ассортимента. Перечень акционных товаров на месяц задается на стороне 1С. Каждому клиенту назначается план по закупке таких товаров, который он может видеть в своем личном кабинете. Также он видит процент выполнения этого плана и может скорректировать свои закупки.

Менеджеры с одним соглашением

Типовая реализация уровней доступа на нашей платформе позволяет работать нескольким менеджерам одного клиента под своими учетными записями. Каждый менеджер может выбирать договор, на основании которых он будет делать заказ из всех выгруженных из 1С на портал и относящихся к этому клиенту (это могут быть договора на разные юридические лица или договора с разными финансовыми условиями). На данном проекте добавлена возможность создать менеджера, которому будет доступен только один конкретно заданный ему договор. Это реализовано для того, чтобы заказы могли делать, например, продавцы из розничных торговых точек непосредственно на свою торговую точку.

Карточка, реализованная на отдельной странице со своим адресом, что позволяет упростить коммуникации с клиентами, в том числе при отправке коммерческих предложений.

Чат с менеджером

Поскольку компания Меди использует в своей работе Битрикс24 мы встроили на портал чат, который позволяет каждому клиенту вести переписку непосредственно со своим прикрепленным менеджером. На всякий случай контактные данные этого менеджера также всегда можно увидеть в личном кабинете.

Заявки на мерчандайзинг

В специальном разделе пользователь может посмотреть правила оформления витрины в соответствиями со стандартами Medi а также отправить заявку на помощь мерчендайзера Medi в индивидуальном оформлении. Эти заявки отправляются в отдел мерчандайзинга, где обрабатываются с помощью CRM Битрикс24

Прочая функциональность

Помимо описанных выше особенностей, на портале реализован стандартный набор функционала, который мы закладываем в B2B платформы:

• история заказов, куда выгружаются из 1С печатные формы счетов, УПД и другой необходимой документации
• избранные товары
• черновики корзин
• заказ с помощью загрузки xls файла (таблица артикул-количество)
• форма принятия рекламаций
• возможность работать одному клиенту от нескольких договоров
• файловое хранилище (набор инструкций и маркетинговых материалов, основные сертификаты) 
• акции и новости с возможностью персонификации

Работы на стороне 1С

В ходе разработки некоторые процессы пришлось встраивать в 1С "с нуля". Наиболее интересные задачи по мнению 1С-аналитика "Компо Софт" Андрея Павлова:

Учет подарков

Учет "подарков" клиентам по системе бонусных баллов - это функция, когда каждому клиенту начисляется определенный процент в виде бонусов, причем он может быть разным для разных клиентов и отличаться от месяца к месяцу, позволяя организовывать новый вид маркетинговых мероприятий. Клиент видит свой баланс бонусов и может, тратя их, выбрать товары (из определенного списка), которые он хотел бы получить в качестве подарка. Такие операции не могут "проводиться" обычной продажей и относятся к расходам компании на соответствующего клиента, чтобы в дальнейшем можно было получить полную отчетность по прибыльности того или иного направления.

Механизм формирования структуры каталога для B2B платформы

Структура 1С удобна для менеджеров, но совершенно некомфортна для пользователей портала. А отображение одного товара в нескольких разделах противоречит стандартной системе учета номенклатуры в 1С. Для реализации этой задачи была создана специальная система соответствий, которая позволила задавать правила отображения товаров по принципу: "Если товар в такой-то группе и значения таких-то его свойств (размер, тип, и т.п.) равны тому-то, то относим его к такой-то группе на сайте".

Сквозная система статусов заказов

Реализована сквозная система статусов заказов и настроены алгоритмы их изменения. Всего получилось 15 различных статусов, связанных между собой. При этом часть из них доступна к изменению только на портале, а часть только в 1С. В некоторых случаях, изменения доступны везде, в зависимости от логики бизнес-процесса.

Учет переданных на реализацию товаров

Для всех комиссионеров на портале предоставлена возможность видеть за какие товары он ещё не отчитался, скачать бланк в формате Excel, заполнить количество и загрузить обратно на портал. При загрузке происходит проверка корректности заполнения, так как некоторым комиссионерам удобнее формировать такие документы из своих учетных систем, из-за чего названия и артикулы могут отличаться.
Также, был разработан функционал, позволяющий менеджеру вручную инициировать получение отчета от комиссионера, добавляя документ в 1С. Комиссионер увидит этот отчет на портале, скорректирует и утвердит его. Для большего удобства менеджер и комиссионер имеют возможность прикреплять к отчету произвольные файлы: сканы документов и т.п. Также, в ходе этой доработки, были реализованы шесть различных печатных форм для отчета с возможностью выбора более подходящей.

Достигнутые результаты и развитие проекта

В настоящее время объем заказов, проходящих через портал исчисляется десятками миллионов рублей в месяц. На регулярной основе через портал делают заказы более 300 клиентов компании. После запуска проекта, компания Medi не остановилась на достигнутом, а собирает обратную связь от своих подразделений и дилеров, а мы в рамках техподдержки внедряем новые модули со стороны B2B платформы и 1С.